Low-Code für NGOs: Systeme ohne hohe IT-Budgets aufbauen
Wie Low-Code-Plattformen NGOs dabei helfen, manuelle Prozesse zu ersetzen, Abläufe zu skalieren und Erwartungen von Förderern zu erfüllen – ohne große IT-Teams.
Die meisten NGOs arbeiten heute mit Leidenschaft, Engagement und … Tabellen. Nichtregierungsorganisationen (NGOs) verfügen oft nur über begrenzte IT-Budgets und stehen gleichzeitig unter wachsenden regulatorischen und dokumentarischen Anforderungen. Klassische Softwareentwicklung ist unter diesen Bedingungen kaum nachhaltig umsetzbar.
Selbst die wirkungsvollsten Organisationen der Welt werden oft durch eine einfache Tatsache ausgebremst:
Ihre Systeme sind nie so schnell gewachsen wie ihre Arbeit.
Das ist die Realität für tausende Organisationen – von Verbraucherrechtsinitiativen bis hin zu sozialen Projekten – und sie wird zunehmend zu einer echten Hürde für nachhaltiges Wachstum.
Doch für eine Organisation änderte sich alles, als sie beschloss, manuelle Prozesse durch ein Low-Code-System zu ersetzen.
So ist es passiert.
Zu viele Prozesse, zu wenig Hände
Eine bundesweit tätige gemeinnützige Organisation war dafür verantwortlich, Tausenden von Bürgerinnen und Bürgern im ganzen Land zu helfen.
Jeden Tag erhielt das Team eine enorme Anzahl an Anträgen, die geprüft, verarbeitet, dokumentiert und nachverfolgt werden mussten.
Diese Situation ist typisch für viele NGOs, bei denen Prozesse über E-Mails, Tabellen und voneinander getrennte Systeme laufen – statt über eine zentrale, digitale Fallmanagement-Lösung.
In dieser Organisation lief alles manuell ab:
- Anträge wurden per E-Mail eingereicht
- Mitarbeitende übertrugen Daten in Tabellen
- Informationen mussten über mehrere Systeme hinweg geprüft werden
- Freigaben erforderten endlose Abstimmungen
- Berichte für Partner dauerten Wochen
- Fehler waren an der Tagesordnung
Die Organisation ertrank förmlich in operativer Arbeit – während der Druck der Fördergeber nach Echtzeit-Transparenz stetig wuchs.
Für ein großes IT-Projekt fehlten Zeit und Budget. Gesucht war eine Lösung, die schneller, leichter und flexibler ist.
Warum Low-Code die richtige Lösung für NGOs war
Low-Code-Entwicklung ist ein Ansatz zur Softwareentwicklung, bei dem Anwendungen mithilfe visueller Werkzeuge und vorgefertigter Komponenten erstellt werden – statt überwiegend durch handgeschriebenen Code wie in der klassischen Entwicklung.
Gängige Low-Code-Plattformen sind unter anderem Flowy, OutSystems, n8n, Mendix und Microsoft Power Apps.
Für NGOs ergeben sich daraus enorme Vorteile:
- Schnelle Umsetzung – Wochen statt Monate
- Geringere Kosten – kein großes Entwicklerteam notwendig
- Hohe Anpassungsfähigkeit – Mitarbeitende können Workflows selbst anpassen
- Skalierbarkeit – neue Module wachsen mit den Anforderungen
- Fördererfreundlich – transparente, nachvollziehbare und sichere Prozesse
Schnelle Umsetzung
Geringere Kosten
Ohne eigenes IT-Team
Skalierbar
Fördererfreundlich
Im NGO-Sektor werden Low-Code-Plattformen häufig eingesetzt, um digitale Portale aufzubauen, Workflows zu automatisieren, Fallmanagement-Systeme zu unterstützen und interne Verwaltungsprozesse zu modernisieren.
Für diese Organisation war Low-Code nicht einfach „die günstigere Alternative“. Es war die einzige realistische Lösung, die zu Budget, Zeitplan und internen Ressourcen passte.
Die Lösung: Ein benutzerfreundliches Portal für Antragsteller
Solche Systeme werden häufig als Bürgerportale oder Self-Service-Portale bezeichnet. Sie ermöglichen es externen Nutzerinnen und Nutzern, Anträge digital einzureichen und deren Status zu verfolgen.
Nach der Umsetzung dieses Portals konnten Antragstellende:
- sich sicher anmelden
- Anträge über eine übersichtliche Oberfläche einreichen
- Dokumente hochladen
- Status-Updates in Echtzeit erhalten
Ohne E-Mail-Chaos oder fehlende Unterlagen.
Was früher Stunden oder sogar Tage dauerte, geschieht heute innerhalb weniger Minuten.
Automatisierte Workflow-Engine
Statt manueller Weiterleitungen übernimmt das System nun:
- die automatische Zuweisung von Fällen
- die Auslösung von Freigaben
- die Eskalation von Sonderfällen
- die lückenlose Protokollierung aller Schritte
Diese Workflow-Automatisierung ersetzt manuelle Aufgaben durch regelbasierte Prozesse, sodass Arbeit ohne E-Mails, Tabellen oder Nachfragen voranschreitet.
Das schuf eine Struktur, die es zuvor nicht gab.
Zudem ist das Portal über APIs mit bestehenden Systemen der Organisation verbunden:
- keine doppelte Dateneingabe
- keine manuelle Synchronisation
- keine Dateninkonsistenzen
Hohe Sicherheit und Stabilität
Die Plattform nutzt dieselben Sicherheits- und Datenschutzmechanismen wie sie auch in EU-konformen Systemen eingesetzt werden – entscheidend für den Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten.
Enterprise-Low-Code-Plattformen bringen in der Regel integrierte Sicherheitsfunktionen mit, darunter rollenbasierte Zugriffskontrollen, Audit-Logs und DSGVO-konforme Datenverarbeitung.
Und all das wurde innerhalb von 8–12 Wochen umgesetzt, abhängig vom jeweiligen Modul.
Selbst als sich der Projektstart aufgrund interner Entscheidungen verzögerte, blieb die Umsetzung im geplanten Zeit- und Budgetrahmen – etwas, das in der klassischen Softwareentwicklung selten vorkommt.
Die Wirkung war sofort spürbar.
70–100 % Automatisierung zentraler Workflows
Prozesse, die zuvor manuell erledigt werden mussten, liefen nun vollständig automatisiert ab.
Für das Team bedeutete das: weniger Routinearbeit, weniger Fehler und deutlich mehr Zeit für inhaltlich wertvolle Aufgaben.
Echtzeit-Transparenz für Partner und Fördergeber
Da alle Prozesse automatisch protokolliert werden, konnte die Organisation endlich:
- aktuelle Programmdaten bereitstellen
- saubere Audit-Trails liefern
- transparente Dashboards nutzen
- Berichte jederzeit auf Knopfdruck erstellen
Was früher zwei Wochen dauerte, war nun in Sekunden verfügbar.
Antragstellende erhielten sofortige Bestätigungen, Status-Updates und klare Anweisungen – ganz ohne Anrufe oder E-Mails.
Heute verfügt die Organisation über ein System, das mit ihr wachsen kann.
4 Learnings aus der Automatisierung von NGO-Workflows
- Man braucht kein großes Tech-Team, um digital zu werden.
Ein kleines externes Team + eine Low-Code-Plattform reichen aus. - Starte mit dem schmerzhaftesten Prozess.
Anträge, Reporting oder Onboarding bringen oft den größten Effekt. - Entwickle gemeinsam mit den Fachabteilungen.
Dein Team kennt die Abläufe – es braucht nur die richtigen Werkzeuge. - Digitale Transformation muss nicht teuer sein.
Low-Code ist ein echter Game-Changer für NGOs
Digitale Transformation sollte kein Privileg für Organisationen mit großen IT-Abteilungen sein.
Mit Low-Code können NGOs jeder Größe endlich die Systeme bauen, die sie wirklich brauchen.
Low-Code ist besonders wertvoll für Organisationen, die wachsen, Transparenz schaffen und ihre Prozesse modernisieren wollen – ohne eine eigene IT-Abteilung aufbauen zu müssen.
Schnell
Sicher
Kosteneffizient
Nachhaltig
Dieses Projekt zeigt eines ganz klar:
Man braucht keine großen Budgets, um leistungsstarke digitale Lösungen zu schaffen – sondern den richtigen Ansatz.
Und wenn du sehen möchtest, wie solche Workflows in der Praxis aussehen, zeigen wir dir gern reale Beispiele – ganz unverbindlich.